Phần mềm kế toán là tài sản gì đang là câu hỏi được nhiều cơ quan nhà nước quan tâm khi cần xác định nguyên giá để quản lý, thanh lý hoặc chuyển nhượng. Theo Thông tư 45/2018/TT-BTC, phần mềm kế toán được phân loại là tài sản cố định vô hình loại 5 (phần mềm ứng dụng), với quy trình xác định nguyên giá và phạm vi sử dụng cụ thể.
Phần mềm kế toán thuộc nhóm tài sản nào?
Theo điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 45/2018/TT-BTC, tài sản cố định vô hình được chia thành 7 loại. Phần mềm kế toán xếp vào Loại 5: Phần mềm ứng dụng — bao gồm các phần mềm quản lý, kế toán, nhân sự được cài đặt và sử dụng trong cơ quan.
Khác với tài sản hữu hình (máy móc, thiết bị), phần mềm kế toán không có hình thái vật chất nhưng vẫn được ghi nhận là tài sản cố định nếu đáp ứng các tiêu chí:
- Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên
- Có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên (hoặc theo quy định của đơn vị)
- Được sử dụng cho hoạt động nghiệp vụ thường xuyên
Phần mềm kế toán sử dụng trong cơ quan nhà nước có được xem là tài sản cố định vô hình hay không?
Phần mềm kế toán được phân loại là tài sản cố định vô hình loại 5
Cách xác định nguyên giá phần mềm kế toán
Theo Điều 8 Thông tư 45/2018/TT-BTC, nguyên giá phần mềm kế toán bao gồm toàn bộ chi phí mà cơ quan đã chi ra để có được phần mềm đó, cụ thể:
Chi phí mua phần mềm:
- Giá mua bản quyền (license) từ nhà cung cấp
- Phí bảo hành, bảo trì năm đầu (nếu có)
- Thuế VAT và các loại thuế khác (trừ thuế được hoàn lại)
Chi phí triển khai:
- Chi phí cài đặt, cấu hình hệ thống
- Chi phí đào tạo người dùng
- Chi phí tùy chỉnh theo yêu cầu đơn vị
Chi phí liên quan:
- Phí tư vấn, thiết kế quy trình
- Chi phí vận chuyển, lưu trữ (nếu có phương tiện vật lý)
⚠️ Lưu ý quan trọng: Chỉ tính các chi phí chưa được hạch toán vào vốn đầu tư dự án hoặc chi phí sản xuất kinh doanh. Nếu đã tính vào chi phí năm trước, không được tính lại vào nguyên giá.
Nguyên giá này dùng để làm gì?
Theo Điều 9 Thông tư 45/2018/TT-BTC, nguyên giá phần mềm kế toán sau khi xác định có 2 mục đích sử dụng:
Được phép sử dụng:
- Ghi sổ kế toán hàng năm
- Kê khai đăng nhập vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công
- Tính khấu hao hàng năm theo quy định
Không được sử dụng khi:
- Bán phần mềm cho đơn vị khác
- Chuyển nhượng quyền sử dụng
- Góp vốn liên doanh, liên kết
- Thanh toán cho nhà đầu tư theo hợp đồng BT (xây dựng – chuyển giao)
- Tham gia dự án PPP (đối tác công – tư)
Trong các trường hợp trên, phải xác định lại giá trị theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công và Nghị định 151/2017/NĐ-CP — thường thông qua hội đồng định giá hoặc tổ chức thẩm định giá độc lập.
Trường hợp đặc biệt cần lưu ý
Phần mềm miễn phí/mã nguồn mở:
Nếu cơ quan sử dụng phần mềm kế toán miễn phí (như GNUCash, TurboCASH) nhưng có chi phí tùy chỉnh, đào tạo từ 30 triệu trở lên → vẫn ghi nhận là tài sản cố định với nguyên giá = tổng chi phí triển khai.
Phần mềm thuê bao theo năm:
Nếu đơn vị thuê phần mềm kế toán cloud (SaaS) với phí hàng năm → không phải tài sản cố định, chỉ là chi phí hoạt động thường xuyên.
Nâng cấp phiên bản:
Chi phí nâng cấp lên phiên bản mới (upgrade) được cộng vào nguyên giá nếu làm tăng công năng, tuổi thọ phần mềm. Nếu chỉ là bảo trì thường xuyên → ghi chi phí năm hiện tại.
Quy trình thực tế tại cơ quan
Bước 1: Thu thập chứng từ (hợp đồng mua, hóa đơn VAT, biên bản nghiệm thu)
Bước 2: Tổng hợp chi phí theo mẫu biểu kế toán
Bước 3: Lập biên bản giao nhận tài sản cố định
Bước 4: Ghi sổ tài sản cố định và bắt đầu tính khấu hao
Bước 5: Đăng ký vào hệ thống quản lý tài sản công của Bộ Tài chính
Như vậy, phần mềm kế toán là tài sản gì đã được làm rõ: đây là tài sản cố định vô hình loại 5 với nguyên giá bao gồm toàn bộ chi phí mua sắm và triển khai. Tuy nhiên, nguyên giá này chỉ dùng cho mục đích quản lý nội bộ và tính khấu hao, không áp dụng khi cần bán hoặc chuyển nhượng phần mềm.
Ngày cập nhật gần nhất 09/03/2026 by Thành Tín
