Bạn đang vận hành khách sạn, nhà nghỉ nhưng gặp khó khăn trong việc kiểm soát công suất phòng, tính tiền theo giờ mất thời gian, hay quy trình check-in/check-out còn chậm trễ? Phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn chuyên biệt chính là giải pháp giúp bạn tự động hóa vận hành, giảm sai sót và tăng hiệu suất kinh doanh. Bài viết này phân tích 10 phần mềm hàng đầu năm 2026, so sánh tính năng và mức phí để bạn chọn được công cụ phù hợp nhất.
Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn Là Gì?
Phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn (Property Management System – PMS) là hệ thống số hóa toàn bộ quy trình vận hành từ đặt phòng, check-in/out, quản lý buồng phòng đến báo cáo tài chính. Khác với sổ tay hay Excel truyền thống dễ nhầm lẫn và chậm trễ, PMS hiện đại tích hợp:
- Sơ đồ phòng trực quan theo thời gian thực
- Tính tiền tự động theo giờ/ngày với độ chính xác tuyệt đối
- Kết nối kênh OTA (Booking.com, Agoda) để bán phòng online
- Báo cáo thu chi, công suất phòng tức thời
- Quản lý kho, nhân sự và công nợ đối tác
Với khách sạn quy mô nhỏ (dưới 50 phòng), PMS giúp tiết kiệm 30-40% thời gian xử lý giao dịch so với thao tác thủ công.
Tại Sao Nên Dùng Phần Mềm Thay Vì Quản Lý Thủ Công?
Khi vận hành bằng sổ giấy hoặc Excel, bạn đối mặt với:
Rủi ro sai sót cao: Tính nhầm tiền phòng theo giờ, quên cập nhật phòng trống, mất dữ liệu khách hàng khi file bị lỗi.
Mất thời gian: Mỗi lần check-in phải ghi thủ công thông tin CCCD, tính toán giá phòng thủ công có thể mất 5-10 phút/khách.
Khó kiểm soát từ xa: Chủ khách sạn không thể giám sát tình hình đặt phòng, doanh thu khi không có mặt tại cơ sở.
Phần mềm PMS giải quyết triệt để các vấn đề này thông qua:
- Tự động hóa: Quét CCCD tự động nhập thông tin trong 3 giây, hệ thống tính tiền chính xác đến từng phút
- Đồng bộ thời gian thực: Lễ tân, buồng phòng, quản lý đều nhìn thấy cùng một dữ liệu cập nhật liên tục
- Quản lý từ xa: Chủ khách sạn theo dõi mọi giao dịch qua app điện thoại, nhận thông báo ngay khi có đặt phòng mới
Giao diện phần mềm quản lý khách sạn KiotViet
Sơ đồ phòng trực quan giúp lễ tân nắm bắt tình trạng phòng trong 1 giây
Top 10 Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn 2026
1. KiotViet Hotel — Tối Ưu Cho Khách Sạn Vừa Và Nhỏ
KiotViet là nền tảng quản lý bán hàng được hơn 300.000 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng. Phiên bản KiotViet Hotel được thiết kế riêng cho nhà nghỉ, khách sạn mini, homestay với quy mô dưới 100 phòng.
Điểm mạnh nổi bật:
- Sơ đồ phòng lưới thời gian: Xem lịch sử sử dụng phòng theo tuần/tháng dưới dạng timeline, dễ dàng lên kế hoạch dọn phòng và đón khách tiếp theo
- Quét CCCD tự động: Nhập thông tin khách trong 3 giây, xuất file danh sách lưu trú theo mẫu Bộ Công An
- Bảng giá linh hoạt: Thiết lập giá theo giờ nấc bậc thang, theo ngày, theo hạng khách (VIP/thường), theo hạng phòng
- Tính tiền tự động: Hệ thống tự tính tổng tiền dựa trên thời gian check-in/out thực tế, không cần nhập thủ công
- Quản lý từ xa: App di động cho phép chủ khách sạn theo dõi đặt phòng, doanh thu, nhận thông báo mọi lúc mọi nơi
Phí dịch vụ: Dùng thử miễn phí 7 ngày. Sau đó chỉ từ 6.000đ/ngày (khoảng 180.000đ/tháng).
Phù hợp với: Khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay quy mô 5-50 phòng cần giải pháp đơn giản, giá cả hợp lý.
2. Sky Hotel — Chuyên Nghiệp Cho Khách Sạn 1-5 Sao
Sky Hotel hỗ trợ đa dạng mô hình từ khách sạn mini đến resort 5 sao với tính năng quản lý phức tạp hơn.
Tính năng chính:
- Giám sát tình trạng phòng, giá phòng theo thời gian thực
- Hiển thị nhật ký đặt phòng, tự động cập nhật thời gian khách sắp nhận phòng
- Đặt phòng trước theo khách lẻ hoặc đoàn
- Quản lý kho, dịch vụ, sơ đồ khách sạn
- Báo cáo và phân tích chi tiết tình hình kinh doanh
Phí dịch vụ: Dùng thử 10 ngày miễn phí. Sau đó từ 200.000đ/tháng (quy mô ≤20 phòng) đến 210.000-260.000đ/tháng (>20 phòng).
Phù hợp với: Khách sạn 1-5 sao, resort cần quản lý đoàn khách và dịch vụ phức tạp.
3. EzCloudhotel — Hoạt Động Offline
EzCloudhotel nổi bật với khả năng vận hành ngay cả khi mất kết nối internet, phù hợp với khu vực có hạ tầng mạng không ổn định.
Tính năng nổi bật:
- Hoạt động offline, đồng bộ dữ liệu khi có mạng trở lại
- Tính tiền theo phút, giờ, ngày, tuần, tháng
- Bàn giao ca tự động: nhân viên lễ tân bàn giao tiền mặt, công việc cần lưu ý cho ca sau
- Phân loại khách hàng theo tổng số lần sử dụng dịch vụ, tần suất quay lại
- Hỗ trợ đa nền tảng: máy tính, Android, iOS
Phí dịch vụ: Liên hệ để nhận báo giá dựa trên quy mô và thời gian đăng ký.
Phù hợp với: Khách sạn ở vùng sâu, vùng xa hoặc nơi có mạng internet không ổn định.
4. Tcsoft Hotel — Giao Diện Trực Quan
Tcsoft Hotel thiết kế dành riêng cho nhà nghỉ, khách sạn, homestay nhỏ với giao diện sơ đồ phòng màu sắc trực quan.
Tính năng chính:
- Sơ đồ phòng với mã màu rõ ràng (phòng trống/có khách/cần dọn)
- Quản lý thu chi, công nợ
- Biểu đồ thống kê tức thời giúp ra quyết định nhanh
- Thống kê hiệu suất phòng theo ngày/tháng
- Hỗ trợ đa nền tảng
Phí dịch vụ: Dùng thử miễn phí. Gói Professional 8.000đ/phòng/tháng (khách sạn mini, nhà nghỉ). Gói Premium cho khách sạn, homestay (liên hệ báo giá).
Phù hợp với: Chủ khách sạn nhỏ cần giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
5. Sophia PMS — Hỗ Trợ Song Ngữ
Sophia PMS hỗ trợ cả tiếng Anh và tiếng Việt, phù hợp với chuỗi khách sạn, nhà nghỉ, spa có khách quốc tế.
Tính năng nổi bật:
- Giao diện song ngữ Anh-Việt
- Quản lý lịch đặt phòng, xem thông tin chi tiết đặt phòng
- Tìm kiếm hồ sơ khách hàng nhanh chóng
- Tích hợp quản lý dịch vụ từ các điểm bán hàng POS
- Tạo hóa đơn tự động cho khách lẻ và khách đoàn
- Hỗ trợ đa nền tảng
Phí dịch vụ: Dùng thử 4 tuần miễn phí. Enterprise (khách sạn 2-4 sao, resort): 200.000đ/phòng/năm (thuê bao) hoặc 600.000đ/phòng (vĩnh viễn). Standard (khách sạn 1 sao, hostel, homestay): 1.500.000-2.000.000đ/năm (thuê bao) hoặc 4.500.000-7.500.000đ/năm (vĩnh viễn).
Phù hợp với: Khách sạn có khách quốc tế, chuỗi khách sạn đa chi nhánh.
Giao diện phần mềm Sophia PMS
Giao diện song ngữ của Sophia PMS
6. AZ Hotel — Dành Cho Chuỗi Khách Sạn Lớn
AZ Hotel phục vụ khách sạn resort lớn, chuỗi hệ thống 2-5 sao với quy mô tối đa 5.000 phòng và trên 20 chi nhánh.
Tính năng chính:
- Quản lý toàn bộ thông tin khách sạn, bảng giá, thiết lập thuế VAT, khuyến mãi
- Quản lý đặt phòng khách lẻ, khách đoàn
- Quản lý đặt cọc, hủy cọc, phạt hủy đặt cọc
- Tự động tìm kiếm và sắp xếp phòng
- Check-in/out nhanh chóng
- Quản lý chi tiết tình trạng đồ đạc trong phòng
- Báo cáo dưới dạng biểu đồ hoặc bảng lưới linh động
Phí dịch vụ: Dùng thử 15 ngày miễn phí. Gói 6 tháng: 12$/tháng. Gói 1 năm: 10$/tháng.
Phù hợp với: Chuỗi khách sạn lớn, resort cao cấp cần quản lý đa chi nhánh.
7. Ohotel — Công Nghệ Mới
Ohotel áp dụng công nghệ mới giúp quản lý tối ưu, chống thất thoát, tiết kiệm chi phí.
Tính năng chính:
- Quản lý từ xa
- Check-in/out nhanh
- Hỗ trợ app mobile, website
- Cập nhật liên tục thông tin phòng trống, phòng khách trả/nhận/đặt theo thời gian thực
- Quản lý kho hàng để xem số lượng còn đủ phục vụ khách
- Báo cáo thống kê chi tiết
Phí dịch vụ: Các gói từ cơ bản đến VIP 3, liên hệ để nhận báo giá.
Phù hợp với: Khách sạn muốn ứng dụng công nghệ mới, quản lý linh hoạt.
8. Faceworks — Chăm Sóc Khách Hàng Chuyên Sâu
Faceworks tập trung vào chăm sóc khách hàng, phân chia đối tượng theo hạng phòng, giá phòng, lưu đánh giá phản hồi.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý thông tin khách hàng chi tiết: tên, liên lạc, hợp đồng
- Sơ đồ phòng, tình trạng phòng cho lễ tân
- Quản lý phòng theo trạng thái màu sắc
- Quản lý kho vật tư, trang thiết bị các phòng
- Lưu lại đánh giá, phản ánh của khách về chất lượng dịch vụ
- Quản lý công nợ, các khoản phải thu/trả
- Báo cáo chi tiết và tổng hợp
Phí dịch vụ: Dùng thử miễn phí, liên hệ để biết giá gói cụ thể.
Phù hợp với: Khách sạn coi trọng trải nghiệm khách hàng, muốn xây dựng cơ sở dữ liệu khách quen.
Giao diện phần mềm FaceWorks
Giao diện quản lý khách hàng của FaceWorks
9. Fotel — Tích Hợp Tổng Đài
Fotel quản lý khách sạn, nhà nghỉ quy mô nhỏ đến lớn, tích hợp tổng đài tính cước điện thoại, quản lý tiết kiệm điện.
Tính năng chính:
- Sơ đồ phòng, tình trạng phòng, tình hình sử dụng phòng tương lai
- Check-in/out cho khách lẻ, khách đoàn, thanh toán nhiều loại tiền tệ
- Quản lý thu chi, báo cáo thu chi hàng ngày, hàng giờ
- Báo cáo thu nhập với nhiều tiêu chí
- Hỗ trợ Android, iOS
Phí dịch vụ: Gói cơ bản 2.000.000đ/năm (đầy đủ tính năng nhưng không quản lý trên điện thoại). Gói nâng cao 4.000.000đ/năm (quản lý được trên điện thoại).
Phù hợp với: Khách sạn cần tích hợp tổng đài điện thoại, quản lý tiết kiệm điện.
10. NewWay PMS — Nền Tảng Đám Mây
NewWay PMS dựa trên nền tảng điện toán đám mây dành cho khách sạn 3-5 sao, tích hợp đầy đủ phân hệ quản lý.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý từ xa
- Sơ đồ phòng, tình trạng phòng, tình hình sử dụng phòng tương lai
- Quản lý và chăm sóc khách hàng, tự động gửi email chăm sóc theo sự kiện đã lên kế hoạch
- Check-in/out cho khách lẻ, khách đoàn
- Báo cáo chi tiết và tổng hợp
- Hỗ trợ 2 ngôn ngữ Tiếng Việt và Tiếng Anh
- Hỗ trợ đa dạng thiết bị
Phí dịch vụ: Liên hệ để biết chi tiết.
Phù hợp với: Khách sạn 3-5 sao, resort cần hệ thống toàn diện trên nền tảng đám mây.
Giao diện phần mềm NewWay PMS
Giao diện NewWay PMS
Lựa Chọn Phần Mềm Phù Hợp
Với 10 phần mềm trên, bạn có thể chọn dựa trên:
- Quy mô: Khách sạn mini (<20 phòng) → KiotViet Hotel, Tcsoft. Khách sạn trung bình (20-100 phòng) → Sky Hotel, EzCloudhotel. Chuỗi lớn (>100 phòng) → AZ Hotel, NewWay PMS.
- Ngân sách: Dưới 200.000đ/tháng → KiotViet Hotel, Tcsoft. Từ 200.000-500.000đ/tháng → Sky Hotel, Sophia PMS. Trên 500.000đ/tháng → AZ Hotel, NewWay PMS.
- Nhu cầu đặc biệt: Khách quốc tế → Sophia PMS. Mạng không ổn định → EzCloudhotel. Chăm sóc khách hàng → Faceworks.
Hầu hết phần mềm đều có gói dùng thử miễn phí 7-30 ngày, bạn nên thử nghiệm trước khi quyết định đăng ký dài hạn.
Ngày cập nhật gần nhất 16/03/2026 by Thành Tín
